Comptabilité de start-up : quelle différence entre la note de débours et la refacturation de frais ?

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Note de débours et refacturation de frais… La distinction est subtile mais présente cependant des enjeux significatifs pour les start-up au plan fiscal et comptable. L’équipe iAn-up fait le point à l’attention des startupers.

Gestion de start-up : où se situe la frontière entre refacturation de frais et note de débours ?

Le proverbe est bien connu : « Le diable est dans les détails ! » Et la différence entre la note de débours et la refacturation de frais en constitue une bien bonne illustration…

La situation est très proche dans les deux cas : une start-up engage des frais accessoires afin d’effectuer une prestation promise à un client, des dépenses de déplacement ou bien d’hébergement par exemple. Et la différence (fine et discrète) est la suivante :

  • dans le cas de la note de débours, la start-up engage les dépenses accessoires au nom et pour le compte de son client (dans le cadre d’un mécanisme de représentation) si bien que concrètement, la facture sera établie au nom du client ;
  • par différence, s’agissant de la refacturation de frais, la start-up avance les sommes annexes en son nom propre en telle sorte que la facture sera cette fois rédigée au nom de l’entreprise. Et cette dernière pourra ensuite refacturer à son client les montants correspondants.

Débours et refacturation de frais : un enjeu fiscal et comptable pour les start-up

La différence semble anodine entre la note de débours et la refacturation de frais mais le « diable » est pourtant bien logé dans cette distinction, au regard de ses implications comptables et surtout fiscales pour les start-up.

En effet, au plan de la fiscalité, la refacturation de frais est soumise aux impôts commerciaux :

  • la taxe sur la valeur ajoutée (sous réserve que la start-up soit bien soumise au régime de la TVA) d’une part ;
  • et l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés (selon l’option fiscale retenue) d’autre part, dans la stricte mesure où la start-up aura adjoint une marge bénéficiaire à la refacturation de frais.

Or par différence, la note de débours correspond à des sommes qui ne font que « transiter » par la start-up et à ce titre, elles sont exclues de l’assiette fiscale, tant du point de vue de la taxe sur la valeur ajoutée qu’au regard de l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés.

Par ailleurs, la note de débours et la refacturation de frais donnent lieu à traitement comptable distinct :

  • dans le premier cas (note de débours), les sommes sont inscrites dans des comptes de passage et plus précisément, des comptes de tiers de la classe 4 ;
  • par différence, dans le second cas (refacturation de frais), les dépenses sont enregistrées en charges (classe 6) et la refacturation des frais proprement dite est comptabilisée en produits (classe 7), par exemple dans le compte 708 « Produit des activités annexes ».

Bon à savoir

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S’agissant du formalisme à respecter, la note de débours doit être assortie du récapitulatif ainsi que des originaux des factures émises au nom du client. La refacturation de frais sera quant à elle formalisée dans une facture, éventuellement accompagnée d’une copie des frais engagés.

Synthèse : la note de débours et la refacturation de frais dans votre start-up

Note de débours

Refacturation de frais

Notion

  • Sommes accessoires avancées au nom et pour le compte du client (représentation)
  • Facture émise au nom du client
  • Sommes accessoires avancées au nom de la start-up
  • Facture émise au nom de la start-up

Traitement fiscal

Echappe aux impôts commerciaux

Relève des impôts commerciaux

Traitement comptable

Inscription en comptes de passage

Inscription en comptes de produits et charges

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